Chính sách Bảo mật

Cập nhật lần cuối: 25/05/2026 | Hiệu lực: 25/05/2026

1. Tổng quan

OpsOne AI là nền tảng SaaS đa khách thuê (multi-tenant) phục vụ doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam, cung cấp các tính năng: quản lý CRM, mua hàng, kho vận, hoá đơn điện tử, tự động hoá marketing và quản lý quảng cáo trên TikTok / Meta / Google Ads.

Chúng tôi cam kết bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu kinh doanh của bạn theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP của Việt Nam và các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế.

2. Thông tin chúng tôi thu thập

2.1. Thông tin tài khoản

• Tên, email, số điện thoại khi đăng ký tài khoản
• Mật khẩu (đã được mã hoá bằng bcrypt, chúng tôi không xem được mật khẩu gốc)
• Thông tin doanh nghiệp: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ

2.2. Dữ liệu kinh doanh do bạn nhập

• Khách hàng, đơn hàng, sản phẩm, nhà cung cấp, hợp đồng
• Tài liệu, hình ảnh, video bạn upload
• Cấu hình hệ thống, phân quyền nhân viên

2.3. Dữ liệu từ các nền tảng tích hợp (OAuth)

Khi bạn chủ động kết nối tài khoản các nền tảng bên thứ ba qua OAuth, chúng tôi nhận được các quyền sau:

2.4. Dữ liệu kỹ thuật tự động

• Địa chỉ IP, loại trình duyệt, hệ điều hành (cho mục đích bảo mật)
• Log truy cập, log thao tác (audit trail) cho mục đích phát hiện gian lận và khôi phục sự cố
• Cookie phiên đăng nhập (JWT token) — không lưu thông tin cá nhân

2.5. Dữ liệu app di động (iOS / Android)

Khi bạn sử dụng app native Opsoneai trên iPhone/iPad/Android, chúng tôi xử lý thêm:

• Push notification token: chuỗi định danh thiết bị từ Apple Push Notification service (APNs) hoặc Firebase Cloud Messaging (FCM) — dùng riêng để gửi thông báo phê duyệt, tin nhắn, đơn hàng cho bạn
• Offline cache: app lưu cục bộ trên thiết bị bản copy gần nhất của khách hàng/đơn hàng để xem khi mất mạng — dữ liệu này KHÔNG được gửi đi đâu, xoá khi bạn đăng xuất hoặc gỡ app
• Crash diagnostics: nếu app crash, stack trace gửi về Sentry (không kèm dữ liệu cá nhân, không tên/email khách hàng)
• Loại thiết bị + OS version: ghi nhận để tương thích với phiên bản app phù hợp

App KHÔNG truy cập:

• Danh bạ điện thoại
• Vị trí GPS (sẽ thêm cho tính năng chấm công GPS trong tương lai, sẽ xin phép rõ ràng)
• Camera/microphone (chỉ khi bạn chủ động chụp QR/ảnh trong app)
• Health/Fitness data
• Cookies, browser history của Safari/Chrome khác

App KHÔNG track bạn xuyên app/website khác (không có IDFA cross-app tracking).

3. Mục đích sử dụng dữ liệu

1. Cung cấp dịch vụ: hiển thị dữ liệu kinh doanh, đồng bộ đơn hàng, đăng bài, quản lý quảng cáo theo yêu cầu của bạn
2. Tự động hoá quy trình: trợ lý AI gợi ý, tính KPI, generate creative quảng cáo bằng Gemini AI
3. Bảo mật: phát hiện đăng nhập bất thường, ngăn chặn truy cập trái phép
4. Hỗ trợ khách hàng: trả lời ticket, debug lỗi khi bạn báo
5. Cải thiện sản phẩm: phân tích anonymized usage để phát triển tính năng (KHÔNG bao gồm dữ liệu kinh doanh cụ thể)
6. Tuân thủ pháp luật: lưu hoá đơn điện tử theo quy định Bộ Tài chính

4. Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba

Chúng tôi KHÔNG bán dữ liệu của bạn cho bất kỳ ai. Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu trong các trường hợp sau:

4.1. Nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật (Sub-processors)

• DigitalOcean (Singapore) — hosting server và database
• Cloudflare — CDN, bảo mật DDoS
• Google Cloud (Gemini API) — AI generate content (chỉ gửi prompt khi bạn yêu cầu, không gửi dữ liệu khách hàng riêng tư)
• Sentry — error tracking (chỉ stack trace, không gửi PII)
• Resend / SMTP — gửi email thông báo
• MISA meInvoice — phát hành hoá đơn điện tử (theo yêu cầu pháp lý)

4.2. Yêu cầu pháp lý

Chúng tôi có thể tiết lộ dữ liệu khi nhận được yêu cầu hợp pháp từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam, hoặc để thực thi điều khoản dịch vụ của chúng tôi.

5. Bảo mật và mã hoá

• Truyền tải: tất cả kết nối qua HTTPS (TLS 1.3) qua Cloudflare
• Lưu trữ: mật khẩu mã hoá bcrypt; OAuth refresh tokens mã hoá AES-256-GCM trước khi lưu DB
• Phân quyền: hệ thống RBAC chi tiết (Role-Based Access Control), tenant isolation chặt chẽ
• Audit log: ghi lại mọi thao tác CRUD quan trọng kèm user_id và timestamp
• Backup: snapshot DB tự động trước mỗi lần deploy

6. Quyền của bạn (theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP)

Bạn có các quyền sau đối với dữ liệu cá nhân của mình:

1. Quyền được biết: xem các dữ liệu chúng tôi đang lưu
2. Quyền chỉnh sửa: sửa thông tin sai lệch trong tài khoản
3. Quyền xoá: yêu cầu xoá tài khoản và toàn bộ dữ liệu
4. Quyền rút lại đồng ý: ngắt kết nối OAuth bất kỳ lúc nào trong app
5. Quyền hạn chế xử lý: yêu cầu tạm dừng xử lý dữ liệu
6. Quyền khiếu nại: gửi khiếu nại tới cơ quan bảo vệ dữ liệu cá nhân

Để thực hiện các quyền trên, gửi email tới [email protected] với chủ đề [Privacy] Yêu cầu thực hiện quyền. Chúng tôi sẽ phản hồi trong vòng 72 giờ.

7. Lưu trữ dữ liệu

• Dữ liệu hoạt động: lưu trong suốt thời gian tài khoản còn hoạt động
• Sau khi bạn yêu cầu xoá tài khoản: dữ liệu bị xoá hoàn toàn trong vòng 30 ngày
• Hoá đơn điện tử: lưu tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán Việt Nam
• Audit log bảo mật: lưu 12 tháng phục vụ điều tra sự cố

8. Cookie và công nghệ theo dõi

Chúng tôi chỉ sử dụng cookie cho các mục đích tối thiểu:

• JWT token đăng nhập (essential)
• Lưu preferences ngôn ngữ, theme (functional)
• Không dùng cookie tracking từ Google Analytics, Facebook Pixel...

9. Trẻ em dưới 16 tuổi

OpsOne AI là sản phẩm B2B dành cho doanh nghiệp. Chúng tôi không thu thập dữ liệu của trẻ em dưới 16 tuổi. Nếu phát hiện dữ liệu trẻ em trong hệ thống, chúng tôi sẽ xoá ngay lập tức.

10. Thay đổi chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này khi có thay đổi tính năng hoặc quy định pháp luật. Phiên bản mới sẽ:

• Được công bố tại trang này với ngày cập nhật mới
• Gửi email thông báo nếu thay đổi ảnh hưởng đến bạn
• Hiệu lực sau 30 ngày kể từ ngày công bố

11. Liên hệ

Privacy Policy

Last updated: May 25, 2026 | Effective: May 25, 2026

1. Overview

OpsOne AI is a multi-tenant SaaS platform serving small and medium enterprises in Vietnam, providing CRM, purchasing, inventory, e-invoice, marketing automation, and ad management for TikTok, Meta, and Google Ads.

2. Information We Collect

2.1. Account Information

• Name, email, phone number on registration
• Password (bcrypt-hashed; we cannot read original passwords)
• Company information: name, tax ID, address

2.2. Business Data You Input

• Customers, orders, products, suppliers, contracts
• Documents, images, videos you upload
• System configuration and staff permissions

2.3. Third-Party Platform Data (via OAuth)

When you proactively connect third-party accounts via OAuth, we receive the following permissions:

2.4. Automatic Technical Data

• IP address, browser type, operating system (for security)
• Access logs, audit trails (for fraud detection and incident recovery)
• Login session cookies (JWT tokens) — no personal information stored

2.5. Mobile App Data (iOS / Android)

When you use the native Opsoneai app on iPhone/iPad/Android, we additionally process:

• Push notification token: device identifier from Apple Push Notification service (APNs) or Firebase Cloud Messaging (FCM) — used solely to deliver approval requests, messages, and order alerts to you
• Offline cache: the app stores locally on your device the latest copy of customers/orders so you can view them offline — this data is NOT transmitted anywhere; cleared when you sign out or uninstall the app
• Crash diagnostics: if the app crashes, the stack trace is sent to Sentry (no personal data, no customer names/emails included)
• Device model + OS version: recorded for compatibility with the appropriate app version

The app does NOT access:

• Phone contacts
• GPS location (will be added for GPS time-tracking feature in the future with explicit consent prompt)
• Camera/microphone (only when you actively capture QR/photos in the app)
• Health/Fitness data
• Cookies, browsing history of Safari/Chrome or other apps

The app does NOT track you across other apps/websites (no IDFA cross-app tracking).

3. How We Use Your Data

1. Service delivery: display business data, sync orders, post content, manage ads at your request
2. Process automation: AI assistants, KPI calculation, ad creative generation via Gemini AI
3. Security: detect abnormal logins, prevent unauthorized access
4. Customer support: respond to tickets and debug errors you report
5. Product improvement: analyze anonymized usage (excludes specific business data)
6. Legal compliance: store e-invoices per Ministry of Finance regulations

4. Sharing With Third Parties

We DO NOT sell your data. We only share data in these cases:

4.1. Service Sub-Processors

• DigitalOcean (Singapore) — server and database hosting
• Cloudflare — CDN, DDoS protection
• Google Cloud (Gemini API) — AI content generation (only when you request)
• Sentry — error tracking (stack traces only, no PII)
• Resend / SMTP — notification emails

4.2. Legal Requests

We may disclose data when receiving lawful requests from competent Vietnamese authorities, or to enforce our terms of service.

5. Security and Encryption

• Transit: all connections over HTTPS (TLS 1.3) via Cloudflare
• Storage: bcrypt-hashed passwords; OAuth refresh tokens encrypted with AES-256-GCM before DB storage
• Access control: detailed RBAC with strict tenant isolation
• Audit logs: every important CRUD operation logged with user_id and timestamp
• Backup: automatic DB snapshots before every deployment

6. Your Rights

1. Right to know: view data we store about you
2. Right to rectify: correct inaccurate information in your account
3. Right to delete: request account and data deletion
4. Right to withdraw consent: disconnect OAuth integrations any time in-app
5. Right to restrict processing: request data processing pause
6. Right to complain: file complaints with data protection authorities

Email [email protected] with subject [Privacy] Rights Request. We respond within 72 hours.

7. Data Retention

• Operational data: stored while account is active
• After deletion request: data fully deleted within 30 days
• E-invoices: minimum 10 years per Vietnam Accounting Law
• Security audit logs: 12 months for incident investigation

8. Cookies

We only use cookies for minimal purposes:

• JWT login tokens (essential)
• Language and theme preferences (functional)
• No third-party tracking cookies (Google Analytics, Facebook Pixel, etc.)

9. Children Under 16

OpsOne AI is a B2B product. We do not knowingly collect data from children under 16.

10. Policy Changes

We may update this policy when features change or laws require. New versions will:

• Be published on this page with the new date
• Notify you by email if changes affect you
• Take effect 30 days after publication

11. Contact